L'assemblée générale (AG) est le moment où se joue, chaque année, l'avenir de votre immeuble : budget, travaux, choix du syndic... Pourtant, beaucoup de copropriétaires y participent sans vraiment connaître les règles du jeu, et passent à côté de leviers qui leur appartiennent. Convocation, ordre du jour, majorités, procès-verbal, recours possibles : voici tout ce qu'il faut savoir pour aborder votre prochaine AG en connaissance de cause.

À quoi sert l'assemblée générale ?

Chaque année, l'AG rassemble propriétaires occupants et bailleurs pour trancher les décisions qui structurent la vie de la copropriété : approbation du budget, programmation de travaux, désignation du syndic, projets de rénovation énergétique.

On distingue deux formats :

• L'assemblée générale ordinaire (AGO) se tient obligatoirement une fois par an, dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable. C'est elle qui approuve les comptes de l'année écoulée et vote le budget prévisionnel.
• L'assemblée générale extraordinaire (AGE) est convoquée en dehors de ce calendrier annuel, pour traiter un sujet urgent ou imprévu : sinistre, changement de syndic en cours de mandat, travaux non planifiés. Elle peut avoir lieu plusieurs fois dans l'année si nécessaire.

Qui peut demander la convocation d'une AG ?

Le syndic a l'obligation de convoquer au moins une AG par an. Mais il n'est pas le seul à pouvoir en être à l'origine : le conseil syndical, tout comme un copropriétaire représentant au moins un quart des voix (un seuil parfois abaissé par le règlement de copropriété), peut le mettre en demeure d'en organiser une. Si le syndic ne réagit pas, il reste possible de saisir le président du tribunal judiciaire en référé pour obtenir une convocation d'office.

La convocation : ce que la loi impose

Un délai de 21 jours à respecter scrupuleusement

Sauf urgence, chaque copropriétaire doit recevoir sa convocation au moins 21 jours avant la date de l'AG, par lettre recommandée avec accusé de réception ou, avec son accord écrit, par voie électronique. Ne pas respecter ce délai constitue un vice de forme qui peut, à lui seul, faire annuler les décisions votées.

Un contenu précis et obligatoire

La convocation ne se limite pas à une date et une adresse. Elle doit impérativement comporter :

• l'ordre du jour détaillé — seules les questions qui y figurent peuvent être débattues et votées ;
• les pièces annexes utiles à l'information des copropriétaires (annexe budgétaire, devis, contrats) ;
• un formulaire de vote par correspondance, dont l'absence entraîne la nullité pure et simple de l'assemblée, même si la participation à distance par visioconférence est proposée par ailleurs.

Comment se déroule concrètement l'AG ?

La feuille de présence. En ouverture de séance, chaque copropriétaire présent ou représenté la signe. Elle sert à comptabiliser les tantièmes représentés et à vérifier que les seuils de majorité pourront être atteints.

La représentation et le vote à distance. Un copropriétaire empêché peut se faire représenter par un mandataire de son choix, membre ou non du syndicat. Un même mandataire ne peut porter plus de trois délégations de vote, sauf si l'ensemble de ses voix (les siennes et celles de ses mandants) reste sous la barre des 10 % du total. Le vote par correspondance, via le formulaire fourni avec la convocation, reste également possible : les bulletins doivent parvenir au syndic avant la tenue de l'AG.

La conduite des débats. La séance est présidée par un copropriétaire élu en début de réunion, tandis que le syndic assure le secrétariat. Chaque résolution de l'ordre du jour est présentée puis soumise au vote. Sauf urgence strictement encadrée ou question de pure procédure, aucune résolution hors ordre du jour ne peut être votée.

Les règles de majorité : le point qui prête le plus à confusion

Il n'existe pas une majorité unique en copropriété, mais plusieurs, selon l'importance de la décision.

Majorité simple (article 24) — Elle correspond à la majorité des voix exprimées parmi les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance. Elle s'applique aux décisions courantes : comptes, budget prévisionnel, travaux d'entretien, règlement intérieur.

Majorité absolue (article 25) — Elle porte sur la majorité des voix de l'ensemble des copropriétaires, y compris les absents. Elle concerne les décisions plus structurantes : nomination ou révocation du syndic, travaux sur parties communes, emprunt collectif, compteurs individuels, DPE collectif. Si une résolution n'atteint pas ce seuil mais recueille au moins un tiers des voix totales, elle peut être immédiatement soumise à un second vote, cette fois à la majorité simple.

Double majorité (article 26) — Elle exige à la fois la majorité des copropriétaires en nombre et les deux tiers des voix. Elle s'applique aux actes de disposition sur les parties communes : vente d'une partie commune, modification des règles de répartition des charges, actes d'aliénation.

Unanimité — Réservée aux décisions les plus lourdes de conséquences, comme la suppression d'un équipement collectif ou le changement de destination de l'immeuble.

Le procès-verbal : un document qui engage juridiquement

À l'issue de l'AG, le syndic rédige un procès-verbal qui consigne chaque résolution votée, les résultats chiffrés, l'identité des copropriétaires opposants ou défaillants, ainsi que la liste des signataires de la feuille de présence.

Ce procès-verbal doit être notifié à chaque copropriétaire dans le mois suivant l'assemblée, en précisant obligatoirement le délai de contestation applicable. Si cette mention manque, le délai de recours passe de 2 mois à 5 ans.

Contester une décision d'AG : dans quelles conditions ?

Conformément à l'article 42 de la loi de 1965, toute décision — une résolution isolée ou l'AG dans son ensemble — peut être contestée, mais uniquement par les copropriétaires ayant voté contre (opposants) ou absents sans représentation (défaillants).

Le délai de contestation est de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal. Il s'agit d'un délai de forclusion : il ne peut pas être suspendu, seule une assignation en justice peut l'interrompre. En l'absence totale d'envoi du procès-verbal par le syndic, ce délai est étendu à 5 ans.

La contestation s'effectue par assignation devant le tribunal judiciaire, dirigée contre le syndicat des copropriétaires — jamais contre le syndic personnellement. Une décision reste applicable tant qu'elle n'a pas été annulée par un juge, à l'exception des travaux non urgents, suspendus le temps du délai de recours.

Le rôle du syndic, avant, pendant et après l'AG

Un syndic rigoureux fait toute la différence dans la sécurité juridique d'une assemblée. En amont, il construit l'ordre du jour avec le conseil syndical, rassemble devis et documents annexes, envoie les convocations dans les délais et met les justificatifs à disposition des copropriétaires. Pendant la séance, il présente les comptes, explicite les résolutions et veille au respect des règles de majorité. Après l'AG, il notifie le procès-verbal sous un mois, affiche les décisions dans les parties communes et engage l'exécution des résolutions adoptées.

Une question sur une décision votée en AG, ou sur la gestion de votre copropriété ? L'équipe Laforêt Le Vésinet vous accompagne.