Changer de syndic : le modèle de lettre officiel

Changer de syndic : le modèle de lettre officiel

Changer de syndic de copropriété est un droit des copropriétaires. Mais pour que la procédure soit juridiquement valable, elle doit respecter un formalisme précis : la désignation du nouveau syndic doit obligatoirement être inscrite à l'ordre du jour d'une Assemblée Générale, et cette demande doit être adressée au syndic sortant par courrier recommandé avec avis de réception.

Pour vous faciliter la démarche, nous vous mettons à disposition un modèle de lettre prêt à l'emploi, conforme aux exigences légales.

Pourquoi faut-il une lettre recommandée ?

La demande d'inscription à l'ordre du jour ne peut pas se faire verbalement ni par simple email. La loi du 10 juillet 1965 impose une notification formelle au syndic en place, qui est seul compétent pour établir la convocation et son ordre du jour. L'envoi par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) vous protège en apportant la preuve de la date de réception par le syndic, un élément important si ce dernier tardait à donner suite ou contestait avoir reçu la demande.

Cette demande peut être formulée par n'importe quel copropriétaire, à titre individuel, ou par le conseil syndical.

À quel moment envoyer ce courrier ?

Le timing est crucial. Pour que la demande puisse être traitée dans les délais légaux, il faut anticiper 2 à 3 mois avant la prochaine AG. Cela lui laisse le temps d'inscrire la question à l'ordre du jour, de joindre à la convocation le contrat du nouveau syndic pressenti, et de respecter le délai légal de notification de 21 jours minimum avant la tenue de l'assemblée.

Si vous manquez ce délai, la question ne pourra pas être traitée lors de la prochaine AG et devra attendre la suivante ou une AG extraordinaire convoquée à cet effet.

Ce que doit contenir votre courrier

Pour être recevable, votre lettre doit comporter plusieurs éléments essentiels :

• L'identification de la copropriété : adresse complète de l'immeuble concerné.
• La demande d'inscription à l'ordre du jour : formulée de façon claire et explicite
• Le projet de résolution : la loi impose que toute demande d'inscription à l'ordre du jour soit accompagnée d'un projet de résolution rédigé. Ce projet doit mentionner le nom complet de la société candidate, son siège social, son numéro RCS, son numéro de carte professionnelle, sa garantie financière, les dates de début et de fin du mandat proposé, et le montant des honoraires HT et TTC.
• Le contrat de mandat en annexe : le contrat du syndic pressenti doit être joint à votre courrier pour être transmis avec la convocation aux copropriétaires, c'est une obligation légale.

Le modèle de lettre

Vous trouverez le modèle à télécharger ici.

Après l'envoi : que se passe-t-il ?

Une fois votre courrier reçu, le syndic en place est tenu d'inscrire la question à l'ordre du jour de la prochaine AG. Il ne peut pas refuser cette inscription, quelle que soit sa relation avec les copropriétaires. Un refus ou une absence de réponse de sa part serait constitutif d'une faute professionnelle.

Le changement de syndic est ensuite voté lors de l'AG à la majorité absolue (article 25), c'est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires, présents, représentés ou absents. Si cette majorité n'est pas atteinte mais que la résolution recueille au moins un tiers des voix, un second vote peut avoir lieu immédiatement à la majorité simple.

Une fois le vote acquis, le syndic sortant dispose d'un mois pour transmettre l'ensemble des archives de la copropriété au nouveau gestionnaire.

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