Dossier de location : quels documents fournir ?

Constituer un dossier de location demande un peu de préparation. Une fois l’annonce repérée et la visite programmée, il est utile de réunir les justificatifs adaptés à votre situation. Pour protéger vos données, attendez toutefois d’avoir visité le logement et vérifié l’identité du propriétaire ou de l’agence avant de transmettre des documents personnels ou financiers. Si le bien correspond à vos attentes, votre dossier sera ainsi prêt à être envoyé rapidement.

Quels documents fournir dans un dossier de location ?

Un dossier de location rassemble quatre grandes catégories de justificatifs : l’identité, le domicile, la situation professionnelle et les ressources. Les documents du garant s’ajoutent le cas échéant.

La liste des justificatifs exigibles par le bailleur ou l’agence immobilière est strictement encadrée par le décret du 5 novembre 2015. Les copies des documents originaux sont admises. Le bailleur reste toutefois en droit de demander la présentation des originaux. Les documents rédigés dans une autre langue doivent être traduits en français. Les montants indiqués dans une autre monnaie doivent également être convertis en euros.

Votre pièce d'identité

Vous devez fournir une pièce d’identité en cours de validité comportant une photographie parmi les documents suivants :

• une carte nationale d’identité ;
• un passeport ;
• un permis de conduire ;
• pour un candidat étranger, un document justifiant son droit au séjour.

Les cartes nationales d’identité, les passeports et les permis de conduire délivrés à l’étranger sont également admis.

Un justificatif de domicile

Vous devez fournir un seul justificatif de domicile parmi les documents suivants :

• Vos trois dernières quittances de loyer. Si vous ne disposez pas de quittances, une attestation du précédent bailleur ou de son mandataire indiquant votre régularité dans le paiement des loyers et des charges.
• Une attestation d’élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé.
• Une attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que vous résidez à son domicile.
• Votre dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, le titre de propriété de votre résidence principale.

Les justificatifs de votre situation professionnelle

Selon votre situation, le bailleur ou l’agence est en droit d’exiger un ou plusieurs documents :

• Vous êtes salarié ou stagiaire : votre contrat de travail ou de stage. À défaut, une attestation de l’employeur précisant l’emploi, la rémunération proposée, la date d’entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d’essai.
• Vous êtes étudiant : votre carte d’étudiant ou votre certificat de scolarité pour l’année en cours.
• Vous exercez une activité commerciale : un extrait K ou Kbis de moins de trois mois.
• Vous exercez une activité artisanale : une fiche d’immatriculation au Registre national des entreprises de moins de trois mois.
• Vous êtes travailleur indépendant : une copie du certificat d’identification de l’INSEE comportant vos numéros d’identification.
• Vous exercez une profession libérale : une copie de votre carte professionnelle.
• Vous exercez une autre activité professionnelle : une pièce récente attestant de votre activité.

Les justificatifs de vos ressources

Votre dernier ou votre avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition doit être fourni. Si vos revenus ont été imposés en tout ou partie à l’étranger, vous devez également transmettre le dernier ou l’avant-dernier avis d’imposition étranger, ou un document fiscal équivalent.

En complément, choisissez un ou plusieurs justificatifs adaptés à votre situation parmi les documents suivants :

• Salaires : vos trois derniers bulletins de salaire.
• Stage : un justificatif de versement de vos indemnités de stage.
• Activité non salariée : vos deux derniers bilans. Si vous n’en disposez pas, une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivrée par un comptable.
• Prestations, retraites, pensions ou allocations : les justificatifs des sommes perçues durant les trois derniers mois ou un justificatif d’ouverture des droits délivré par l’organisme payeur.
• Aides au logement : une simulation établie par l’organisme payeur ou par vos soins.
• Bourse étudiante : votre avis d’attribution de bourse.
• Patrimoine immobilier : un titre de propriété ou votre dernier avis de taxe foncière.
• Autres revenus : un justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Les justificatifs de votre garant

Si votre garant est une personne physique, il doit préparer :

• Une pièce d’identité en cours de validité comportant une photographie : carte nationale d’identité, passeport ou permis de conduire.
• Un justificatif de domicile parmi les documents autorisés : dernière quittance de loyer, facture d’eau, de gaz ou d’électricité de moins de trois mois, attestation d’assurance logement de moins de trois mois, dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de sa résidence principale.
• Un ou plusieurs justificatifs de son activité professionnelle, adaptés à sa situation.
• Son dernier avis d’imposition ou de non-imposition. Si ses revenus ont été imposés en tout ou partie à l’étranger, son dernier avis d’imposition étranger ou un document fiscal équivalent doit également être fourni.
• Un ou plusieurs autres justificatifs de ressources au choix, adaptés à sa situation : trois derniers bulletins de salaire, justificatifs de pensions ou de prestations, deux derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources délivrée par un comptable.

Si votre garant est une personne morale, il doit fournir deux justificatifs : un extrait Kbis original de moins de trois mois, ses statuts ou un autre document attestant son existence légale, ainsi que la pièce d’identité de son représentant.

Si vous bénéficiez de Visale, transmettez au bailleur votre visa en cours de validité avant la signature du bail. Le bailleur doit ensuite valider l’acte de cautionnement avant la signature du contrat de location.

Les documents non exigibles dans un dossier de location

Le décret du 5 novembre 2015 fixe une liste limitative des justificatifs exigibles. Le bailleur ou l’agence n’est donc pas autorisé à réclamer des documents absents de cette liste, notamment :

• le livret de famille ;
• la carte Vitale ;
• les relevés de compte bancaire ;
• le contrat de mariage ;
• le jugement de divorce ;
• l’extrait de casier judiciaire.

Le non-respect de cette règle expose le bailleur à une amende maximale de 3 000 euros pour une personne physique et de 15 000 euros pour une personne morale.

Comment présenter votre dossier de location pour maximiser vos chances ?

1. Classez vos justificatifs par catégorie et nommez clairement chaque fichier. Vous pouvez utiliser DossierFacile, le service numérique de l’État. Vos documents sont protégés par un filigrane et partagés avec un lien sécurisé. Le dossier papier reste adapté si le bailleur ou l’agence le souhaite.

2. Conservez vos documents originaux et présentez-les à la demande du bailleur ou de l’agence.

3. Soyez ponctuel et présentez des informations claires, cohérentes et à jour. La qualité des échanges et la bonne organisation du dossier facilitent l’étude de votre candidature.

Aucun versement destiné à réserver le logement ne doit intervenir avant la signature du bail. Une fois le contrat signé, utilisez le moyen de paiement convenu avec le bailleur ou l’agence. Le dépôt de garantie est plafonné à un mois de loyer hors charges pour une location vide et à deux mois pour une location meublée. Aucun dépôt de garantie n’est autorisé dans le cadre d’un bail mobilité. Le premier loyer doit être réglé à l’échéance prévue dans le bail.

Pensez aussi à préparer votre attestation d’assurance couvrant les risques locatifs. Elle devra être remise lors de la remise des clés.

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